HUBUNGAN ANTARA KANTOR DEPAN DENGAN DEPARTEMEN LAINNYA.
 |
| departemen food and beverage |
Staf kantor depan berinteraksi dengan semua departemen hotel, termasuk pemasaran dan penjualan,
housekeeping, food and beverage, banquet, controller, maintenance, security, dan sumber daya manusia.
Departemen ini memandang front office sebagai penghubung komunikasi dalam menyediakan layanan tamu. Setiap
departemen memiliki hubungan komunikasi yang unik dengan staf kantor depan.
MARKETING AND SALES DEPARTMENT
 |
| marketing |
Departemen pemasaran dan penjualan mengandalkan kantor depan untuk memberikan data tentang riwayat tamu, detail mengenai kunjungan setiap tamu. Beberapa informasi yang dikumpulkan berdasarkan kode pos, frekuensi kunjungan,afiliasi perusahaan, kebutuhan khusus, dan reservasi kamar tidur. Ini juga merupakan tugas kantor depan membuat kesan pertama yang baik pada publik, untuk menyampaikan pesan, dan untuk memenuhi permintaan tamu yang menggunakan hotel untuk rapat, seminar, dan jamuan makan.
Riwayat tamu adalah sumber daya berharga untuk pemasaran dan penjualan, yang menggunakan pendaftaran tamu informasi untuk menargetkan kampanye pemasaran, mengembangkan promosi, menyiapkan label surat, dan memilih media periklanan yang sesuai. Staf kantor depan harus melakukan segala upaya untuk menyimpan database ini terkini dan akurat.
Proses menyelesaikan pemesanan fungsi khusus (seperti resepsi pernikahan, konvensi,atau seminar) tergantung pada ketersediaan kamar tidur untuk tamu. Eksekutif pemasaran dan penjualan
Mungkin harus memeriksa daftar kamar yang tersedia tiga, enam, atau bahkan dua belas bulan ke depan untuk memastikannya hotel dapat menampung jumlah tamu yang diharapkan. Database kamar yang tersedia adalah dikelola dalam sistem manajemen properti oleh kantor depan.Pesan untuk departemen pemasaran dan penjualan harus disampaikan secara lengkap, akurat, dan cepat.
Operator operator telepon merupakan penghubung penting dalam komunikasi antara calon klien dan wiraniaga di departemen pemasaran dan penjualan. Manajer kantor depan harus menginstruksikan semuanya baru personel di kantor depan tentang staf di bagian pemasaran dan penjualan dan apa saja pekerjaan seseorang.
HOUSEKEEPING DEPARTMENT
 |
| housekeeping |
Housekeeping dan front office saling berkomunikasi tentang status kamar housekeeping, yaitu
melaporkan ketersediaan kamar untuk hunian tamu langsung. Status kamar housekeeping bisa
dijelaskan dalam istilah komunikasi berikut:
- Tersedia Bersih, atau Siap kamar siap ditempati
- Dihuni tamu atau tamu sudah menempati sebuah kamar
- Menginap tamu tidak akan check-out dari kamar pada hari ini
- Kotor atau Sedang Berganti tamu telah check-out dari kamar, tetapi staf housekeeping belum melepaskan kamar untuk hunian
- Kerusakan kamar tidak tersedia untuk ditempati karena mekanismalfungsi
Kantor utama juga mengomunikasikan detail jumlah rumah potensial (laporan jumlah tamu yang terdaftar di hotel), masalah keamanan, dan permintaan fasilitas (pribadi perlengkapan mandi seperti sampo, pasta gigi, obat kumur, dan peralatan listrik). Masalah ini adalahperhatian langsung kepada tamu serta pengawas di hotel.
FOOD AND BEVERAGE DEPARTMENT
 |
| food and beverage |
Komunikasi antara departemen makanan dan minuman dan front office juga penting. Beberapa komunikasi ini disampaikan dengan menyampaikan pesan dan memberikan informasi yang akurat transfer, yang merupakan formulir yang digunakan untuk mengkomunikasikan biaya ke rekening tamu. Kegiatan komunikasi juga termasuk melaporkan perkiraan jumlah rumah, perkiraan jumlah tamu yang diharapkan untuk mendaftar berdasarkan aktivitas hunian sebelumnya, dan memproses permintaan pembayaran, formulir yang digunakan untuk menunjukkan jumlah uang yang dibayarkan dari laci kasir atas nama tamu atau karyawan hotel. Layanan penting ini membantu manajer makanan dan minuman yang terlalu banyak bekerja, manajer restoran, atau kapten service memenuhi tuntutan publik.
Pesan masuk untuk manajer makanan dan minuman dan koki eksekutif dari vendor dan lainnya perwakilan industri penting untuk operasi bisnis departemen makanan dan minuman.
Jika operator switchboard diberikan instruksi pada penelepon penyaringan (seperti saat-saat eksekutif Koki tidak dapat diganggu karena kesibukan beban kerja atau rapat staf, atau vendor tempat koki berada tidak tertarik), pesan penting akan mendapat prioritas utama.
Baca Juga : Cara Mengasah Pisau Bergerigi
MAINTENANCE OR ENGINEERING DEPARTMENT
 |
| engineering |
Departemen pemeliharaan atau teknik dan kantor depan mengkomunikasikan status dan permintaan kamar untuk layanan pemeliharaan. Karyawan bagian maintenance harus mengetahui status hunian sebuah ruangan sebelumnya menangani masalah pipa ledeng, pemanas, atau AC. Jika kamar dipesan, keduanya departemen akan menyusun kerangka waktu sehingga tamu akan dapat memasuki kamar atau ditugaskan ruangan lain. Upaya kooperatif menghasilkan solusi terbaik yang terkadang tampak mustahil situasi.
SECURITY DEPARTMENT
 |
| security |
Komunikasi antara departemen keamanan dan kantor depan sangat penting dalam penyediaan keramahan kepada tamu. Departemen ini bekerja sama sangat erat dalam menjaga keamanan tamu. Tindakan keselamatan kebakaran dan sistem komunikasi darurat serta prosedur rutin penyelidikan masalah keamanan tamu memerlukan kerja sama dari departemen ini.
HUMAN RESOURCES DEPARTMENT
 |
| SDM |
Departemen manajemen sumber daya manusia dapat mengandalkan staf kantor depan untuk bertindak sebagai inisial titik kontak bagi calon karyawan di semua departemen. Bahkan mungkin meminta kantor depan untuk menyaring kandidat pekerjaan. Jika demikian, pedoman dan pelatihan dalam metode penyaringan harus disediakan.
DEPARTEMEN BANQUET
 |
| banquet |
Yang sering menggabungkan fungsi departemen pemasaran dan penjualan dan departemen makanan dan minuman, membutuhkan kantor depan untuk menyampaikan informasi kepada tamu tentang acara terjadwal dan pembayaran tagihan.
Staf meja depan juga dapat menyediakan tenaga untuk menyiapkan papan pengumuman harian, daftar orang dalam aktivitas harian hotel (waktu, kelompok, dan penugasan kamar), dan tenda, pesan pinggir jalan papan, yang menyertakan logo hotel dan ruang untuk pesan. Sejak mayoritas perjamuan tamu mungkin bukan tamu terdaftar di hotel, kantor depan menyediakan komunikasi logis pusat
Sorce by : https://www.senyawa.eu.org/